1.1. L’adhérent

a) Les différents types d’adhésion

5 types différents sont prévus sur le bulletin d’adhésion :

L’adhésion individuelle : elle représente toute personne physique hors étudiant et sans emploi et correspond à un seul adhérent.

L’adhésion étudiant ou sans emploi : elle représente toute personne physique justifiant d’un statut d’étudiant ou de demandeur d’emploi et correspond à un seul adhérent. Le tarif de la cotisation est dans ce cas réduit.

L’adhésion familiale : elle représente un ensemble de personnes physiques regroupées par des liens affectifs ou familiaux (couples avec ou sans enfants) et correspond à une adhésion unique, mais le nombre d’adhérents à l’association considère le nombre de personnes sous entendues dans cette adhésion. Ainsi, toute personne majeure correspond à un vote.

L’adhésion de soutien : elle représente les personnes physiques ou morales voulant soutenir l’association en cotisant à un tarif supérieur (définit par l’association) aux autres tarifs proposés. Cette adhésion peut correspondre une adhésion individuelle, familiale, ou d’association.

L’adhésion d’association ou de personne morale : elle représente les associations ou autres personnes morales (groupement d'individus auquel la loi confère des droits semblables à ceux des personnes physiques : l'Etat, les Départements, les municipalités, les établissements publics, les associations déclarées, les sociétés commerciales, les fondations), et correspond à un seul adhérent (donc un seul vote).

b) Les membres d’honneurs

L’association se réserve le droit d’intégrer des membres d’honneurs reconnus lors de l’assemblée générale pour services rendus à l’association. Ceux-ci sont dispensés de cotisation. La procédure se fait par simple courrier.

c) Cas des adhérents mineurs

Sont considérées comme mineures, les personnes physiques de moins de 18 ans. Pour toutes personnes répondant à ce critère, le bulletin d’adhésion doit être rempli et signé par le représentant légal.

d) Admission de nouveaux adhérents

L’admission de tout nouveau membre au sein de l’association implique l’adhésion aux statuts et à ce règlement intérieur.
Les demandes d’adhésion sont adressées au président de l’association et sont agréées par le conseil d’administration (le bilan des adhésions est effectué à chaque C.A.).

e) Exclusions

La qualité de membre se perd par :

• Démission
• Décès
• Non paiement de la cotisation
• Radiation pour motifs graves prononcée par le conseil d’administration (comportement dangereux, propos désobligeants envers les autres membres, comportement non conforme à l’éthique de l’association, non respect des statuts et du règlement intérieur,…), l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications.

f) Durée des cotisations

L’adhérent cotise pour l’année civile du 1^er janvier au 31 décembre.
S’agissant des étudiants, ils peuvent cotiser à partir de septembre pour l’année suivante (année scolaire).
L’adhérent continue à recevoir les informations (bulletin de liaison « ça tombe à pic », calendriers de sorties et autres invitations aux réunions…) encore un an suivant sa dernière adhésion. Au-delà de deux ans sans avoir ré adhéré, la personne n’est plus informée de la vie associative.

g) Bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion est annuel, il précise les différents tarifs d’adhésion, le nombre de personnes concernées, la date et le lieu, les noms, prénoms et noms des organismes pour les personnes morales et les coordonnées (adresse postale, téléphone, et, le cas échéant, fax, adresse électronique), ainsi qu'une signature.
Il est également demandé aux adhérents leurs préférences pour l'envoi des documents d’informations, par courrier postal ou électronique.

1.2. L’Assemblée Générale et l'Assemblée générale extraordinaire

a) L’Assemblée Générale

Conformément à l'article 11 des statuts de l'association, l'assemblée générale se réunit 1 fois par an sur convocation du Président.
Les membres à jour de leur cotisation sont convoqués au moins 15 jours à l'avance, par courrier.
Les membres ont droit de vote à partir de 18 ans.
Seuls les membres à jour de leur cotisation au 31 décembre ont droit de vote.
S'ils ne peuvent être présents, ils peuvent se faire représenter par un membre à jour de cotisation et doivent alors fournir une procuration de vote. Cette dernière est envoyée automatiquement avec la convocation à l'assemblée générale.
Les votes d'approbation du rapport moral, du rapport d'activité, du rapport financier, du rapport d'orientation et des tarifs de cotisation peuvent s'effectuer soit par bulletin secret, soit à main levée. Le choix est proposé et la décision est prise en début d'assemblée générale.
Le vote de désignation des membres du conseil d'administration est effectué à bulletin secret.
Pour que l'assemblée générale puisse se dérouler, il est nécessaire que le quorum atteigne un tiers des membres à jour de leur cotisation (membres présents ou représentés).
Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée générale est reportée ultérieurement (au moins 15 jours plus tard).
Pour cette assemblée reportée, aucun quorum n'est nécessaire.
Le secrétaire de l'association est désigné secrétaire de séance. Il rédige le compte-rendu de l'assemblée générale.

b) Assemblée générale extraordinaire

Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en cas de modification des statuts, de situation financière difficile, ou autres problèmes et situations nécessitant de réunir les membres afin de prendre des décisions engageant l'avenir de l'association.
L'assemblée générale extraordinaire est organisée suivant les modalités énoncées dans l'article consacré à l'assemblée générale.

1.3. Le C.A

Le C.A. est composé de 9 membres, 1/3 des postes étant renouvelé chaque année. Les deux premières années, les administrateurs sortant sont tirés au sort, libérant trois postes qui sont pourvus par suffrage direct des adhérents à l'occasion de l'assemblée générale ordinaire. Les années suivantes, c'est le tiers sortant (donc élu trois ans plus tôt) qui est renouvelé. Les administrateurs élus par renouvellement du tiers sortant doivent donc rester en poste pour trois années au minimum. En cas de départ de l'un des administrateurs, le poste reste vacant jusqu'à l'assemblée générale suivante. Au cours de cette assemblée, le tiers sortant est renouvelé selon la procédure énoncée plus haut et, dans le cas où le(s) poste(s) libéré(s) en cours de mandat ne fait (font) pas partie du tiers sortant, le nombre correspondant de poste(s) à pourvoir est proposé au vote des adhérents. Les administrateurs élus dans ces dernières conditions font partie du C.A. jusqu'à ce que la mandature correspondant au poste qu'ils occupent arrive à échéance et doive faire l'objet d'un renouvellement par tiers sortant. Dans ce cas, des administrateurs peuvent donc être élus pour une durée de un ou deux ans. Pour connaître l'identité des administrateurs faisant partie du tiers sortant, se référer aux comptes-rendus des assemblées générales précédents.

1.4. Rôles du bureau et de ses membres

Cet article vise à assurer que la responsabilité de certaines tâches est clairement déterminée. Le cas échéant, d’autres membres du bureau, du Conseil d’Administration ou des membres actifs peuvent être désignés.
Les membres du bureau gardent, cependant, l’entière responsabilité de la bonne exécution des tâches qui leur sont dévolues.

a) Rôles du Président

Il représente l’association dans les actes de la vie civile et possède la signature sur les comptes de l’association.
Il présente chaque année à l’Assemblée Générale le rapport moral de l’association. Il convoque en accord avec le bureau, les Conseils d’Administration, les Assemblées Générales et les réunions de bureau.
S’il ne peut être présent il doit se faire suppléer par le vice-président ou un autre membre du Conseil d’Administration ou un adhérent.
Son mandat est d’un an renouvelable.

b) Rôles du trésorier

Le trésorier est chargé de la gestion financière de l’association. Il est avec le Président, le seul à posséder la signature sur les comptes de l’association.
Il tient à jour une comptabilité, par recettes et dépenses. Il rend compte de sa gestion au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale annuelle en présentant un bilan financier.
Il se fait aider du Président et/ou du trésorier adjoint.
S’il ne peut être présent, il doit se faire suppléer par le trésorier adjoint.
Son mandat est d’un an renouvelable.

c) Rôles du secrétaire
Il est responsable de la gestion de la liste des membres de l’association. Il est chargé de la rédaction des convocations et comptes-rendus des réunions de Conseil d’Administration et d’Assemblée Générale et de les faire parvenir aux membres de l’association avec le bulletin de liaison de l’association.
Il peut se faire aider par le Président et/ou le secrétaire adjoint et/ou d’autres membres de l’association.
S’il ne peut être présent, il doit se faire suppléer par le secrétaire adjoint ou par un autre membre du Conseil d’Administration.
Son mandat est d’un an renouvelable.

1.5. Le bulletin de liaison

a) Rédaction et diffusion

La rédaction des articles est à l’initiative des volontaires adhérents ou sympathisants de l’association. Les articles engagent la responsabilité morale de l’association et doivent respecter les règles éthiques inhérentes au respect de la propriété intellectuelle et de la liberté individuelle du Code Pénal et des droits à l’honneur du Code Civil ; ainsi chacun d’entre eux doit être soumis à l’avis du comité de relecture avant d’être associés au bulletin de liaison.
Sa parution n’est pas régulière et sa diffusion est libre et gratuite. Chaque nouveau bulletin est envoyé à l’ensemble des adhérents, selon leur volonté par courrier ou courriel, et mis en ligne sur le site Internet de l’association.

b) Le comité de relecture

Il est composé d’un membre du Conseil d’Administration et de tout autre membre volontaire.
Si une anomalie est relevée par le comité de relecture, elle doit dans un premier temps être signalée directement à l’auteur pour rectification. Si ce dernier ne souhaite pas apporter les corrections nécessaires, le rejet ou l’acceptation de son article devra être discutée en Conseil d’Administration ; une telle situation peut, suite à son acceptation, nécessiter un report de sa publication dans le bulletin de liaison suivant.

1.6. Les sorties 

a) Organisateurs

Les sorties peuvent être proposées et organisées ou co-organisées par toute personne physique majeure ou personne morale. Les sorties co-organisées par Pic Noir et une autre association favorisent les partenariats et les rencontres. Le calendrier de Pic Noir peut aussi donner des informations sur une manifestation ou sortie organisée par une structure autre que l'association Pic Noir.
Sont considérées comme sorties de Pic Noir toute sortie ou manifestation validée en bureau ou en C.A. et publiée, par courrier postal, électronique ou par le site Internet.

b) Assurance

L'association Pic Noir est assurée pour les sorties et manifestations qu'elle organise par la MAIF. Les personnes non membres peuvent être présentes et sont aussi assurées par Pic Noir lors de la sortie ou manifestation.
Toutefois, rappelons que toute personne physique ou morale souscrit une assurance responsabilité civile individuelle et le cas échéant une assurance voiture.
L'assurance de Pic Noir protège par ailleurs les adhérents lors de toute activité de l'association (réunions, préparation des sorties sur le terrain, représentation de l'association dans divers comités…), sauf sports et véhicules à moteur.

c) Défraiement et dédommagements

L'association Pic Noir composée de bénévoles est basée sur le volontariat. Certaines de ses actions (éducation, sensibilisation, intervention…) auprès de collectivités, autres associations ou établissements scolaires occasionnent des frais kilométriques pour les bénévoles. A ce titre, l'association avec accord du C.A. rembourse la personne sur la base de la grille d'indemnisation des collectivités publiques et des associations.
Pour cela, cette dernière doit fournir une attestation de frais kilométriques au trésorier de l'association indiquant: la nature du déplacement, la date, le nombre de kilomètres parcourus, et la puissance du véhicule utilisé.
Ainsi, les adhérents de Pic Noir peuvent être dédommagés pour:

1. leurs frais de déplacement suivant le taux des indemnités kilométriques fixé par l'arrêté du 3 juillet du Journal Officiel du 4 juillet 2006 (texte 18 sur 93);
2. les repas et hébergement (sur facture, dans la limite de15€ par repas et 50€ la nuit);
3. les frais divers (photocopies par exemple) sur facture;

dans le cadre des activités de l'association, avec l'accord du bureau ou du C.A..
Les adhérents ne peuvent être simultanément salariés de Pic Noir.

1.7. Le courrier

a) Archivage

Les documents originaux reçus par l’association, sont lus et traités en Conseil d’Administration puis archivés chez le président.
Les documents de trésorerie de l’année sont rangés et archivés par le trésorier et fournis en fin d’exercice annuel au président.
Une copie des courriers officiels envoyés par les membres du Conseil d’Administration et signés par le Président est conservée, puis archivée par le président.
Les archives sont classées par activité et par année de fonctionnement.
Tant que l’association ne dispose pas de locaux, ces archives sont stockées chez le secrétaire.
Concernant les fichiers informatiques de l’association, ils doivent être sauvegardés régulièrement dans deux disques indépendants, eux-mêmes différents de la source informatique mère des fichiers, l’un conservé chez le secrétaire, l’autre chez le Président.

b) La gestion du courrier électronique

Comme il est stipulé dans les statuts, seuls les membres du Conseil d’Administration ont accès à la boîte électronique de l’association.
Le courrier électronique est géré par le secrétaire ou le Président ou l’un des membres du Conseil d’Administration. Il a en charge de lire et de trier le courrier, de le présenter aux réunions de Conseil d’Administration ainsi que de diffuser le courrier d’information d’intérêt collectif à l’ensemble des adhérents possédant une messagerie électronique.
La diffusion électronique des documents liés à l’activité administrative de l’association est effectuée par le secrétaire (ou un autre membre du C.A. ayant une ligne Internet).